Werkgever?
| t/m 16 mei 2022

Coördinator Kloosterbureau

Het Dominicanenklooster Zwolle is op zoek naar een Coördinator Kloosterbureau voor 24 uur per week.

Het Dominicanenklooster Zwolle staat voor een frisse katholieke traditie. Geloof, kunst, cultuur en maatschappelijke ontwikkelingen brengen we samen door vanuit de Stichting inspirerende programmering te bieden, bezielde bewoning te faciliteren en een dynamische geloofsgemeenschap te organiseren. Dit doen we met elkaar: het bestuur van de Stichting, de medewerkers, parochianen, vrijwilligers, dominicaanse leken, samen met en voor de inwoners van Zwolle. Een warm onthaal, goed georganiseerde activiteiten en een kloppende administratie zorgen ervoor dat de dominicanen present zijn in Zwolle en daar heb jij als coördinator kloosterbureau een grote rol in.

Deze functie past bij jou als: 

  • Je het vermogen hebt om iedereen het gevoel te geven welkom te zijn.
  • Het ondersteunen van organisatieprocessen, de bijbehorende administratie en correspondentie je plezier brengt en je gemakkelijk af gaat.
  • Je in staat bent om zelfstandig je werk te organiseren en binnen een team de voortgang van activiteiten kunt bewaken.
  • Je goed bent in het overzien van korte- en lange termijn consequenties van acties en je in staat bent om je collega’s hierbij te adviseren en ondersteunen.
  • Je verbinding voelt met de dominicaanse spiritualiteit.
  • Het (bege)leiden van vrijwilligers en werkgroepen voor jou (aantoonbaar) bekend terrein is.
  • Je beseft dat er altijd situaties kunnen ontstaan waarin je flexibele instelling en prettige communicatiestijl je helpen om de rust te bewaren en de juiste stappen te zetten.
  • Je reflectie op situaties en op jezelf ziet als een middel om te groeien.
  • Je beschikt over een HBO-werk en denkniveau en werkervaring hebt in een organisatorisch-administratieve rol.
  • Je collega’s bij jou terecht kunnen als hun Office 365-vaardigheden tekortschieten en jij ze kunt helpen om die vaardigheden te leren.

Wat ga je doen?

  • Je draagt zorg voor een prettige, veilige en gastvrije omgeving voor medewerkers, bewoners en vrijwilligers.
  • Je draagt zorg voor een goede administratie, archivering en correspondentie.
  • Je draagt zorg voor communicatie van en naar vrijwilligers en werkgroepen.
  • Je adviseert en ondersteunt het kloosterteam bij de organisatie van de diverse activiteiten.

Hoe ziet dat eruit?
Je arriveert in de kloosterpoort. Vanochtend had je eerst een korte afspraak dus je bent iets later dan normaal. Zoals je had afgesproken heeft de vrijwillige kloosterassistent ervoor gezorgd dat de post is opgehaald, de voorraad in de keuken en de spreekruimtes is bijgevuld en de eerste telefoontjes al beantwoord, doorgezet of een notitie voor je achtergelaten. Fijn, want vandaag kun je die gewonnen tijd goed gebruiken.

In het kloosterteam is vorige vergadering aan de orde gekomen dat het eerste kwartaal van de programmering binnenkort geëvalueerd dient te worden. Je collega, die de taak heeft dit voor te bereiden, zal je vast naar de data en administratie vragen om de evaluatie voor het team voor te bereiden. Je verzamelt de data van de website, brengt de kosten in beeld en bekijkt welke informatie nog meer kan helpen om goed beeld te krijgen. Het kost even tijd, maar de glimlach op het gezicht van je collega omdat hij nu gelijk een eerste analyse kan maken, is dat meer dan waard.

Daarna heb je een gesprek met een nieuwe vrijwilliger die heeft aangegeven wel “iets” te willen doen. Je voert een oriënterend gesprek, legt uit wat er van een vrijwilliger verwacht wordt en wat een vrijwilliger terug kan verwachten. Er blijkt een vrijwilligers vacature te zijn die goed aansluit en je brengt de vrijwilliger in contact met de coördinator van de werkgroep.

De telefoon gaat en de gebedsintenties die worden aangegeven zet je gelijk in het systeem. Ach daar komt die man binnen die je laatst verteld heeft over zijn zieke zoon. Hem toch maar even vragen hoe het nu met zijn zoon is dan kun je daarna de vergadering inplannen voor de koffieschenkgroep om de kritische feedback die je hebt ontvangen te bespreken en samen te kijken of we dit om kunnen buigen in positieve feedback. Dat lukt vast! Want mensen met elkaar verbinden en de zaken soepel laten verlopen, dát is jouw talent.

Wat wij bieden
Een mooie functie in het levendige en inspirerende Dominicanenklooster. Samenwerken met een klein maar ervaren kloosterteam met de hulp van vele betrokken vrijwilligers. De gelegenheid om mee te denken en werken aan het toekomstbestendig vormgeven van de dominicaanse presentie in Zwolle. Arbeidsvoorwaarden conform cao-KNR.

Reageren?
Laat ons zien wie je bent door je persoonlijke motivatie en je CV uiterlijk maandag 16 mei te mailen naar hrm@kloosterzwolle.nl  t.a.v. Julienne Vosselman (HR-adviseur). Eerst meer informatie? Bekijk www.dominicanenklooster.nl of neem contact op via 06-40653222.

Bron: Kloosterzwolle.nl

Deel dit bericht:

magnifiercrossmenu