Officemanager voor Maatschappij van Welstand

Maatschappij van Welstand in Amersfoort zoekt een Officemanager voor 32 uur.

Over ons
Maatschappij van Welstand is een charitatief vermogensfonds én een bijzondere vereniging die al ruim 200 jaar bestaat. Wij ondersteunen initiatieven die kerken vernieuwen, de zelfredzaamheid van kwetsbare mensen versterken, landbouw verduurzamen en levensbeschouwelijk onderwijs verdiepen. Vanuit het christelijk geloof willen wij actief bijdragen aan de levensbloei van mens en aarde in kerk en maatschappij.

De functie
Als officemanager ben je de spil van onze organisatie. Je ondersteunt in de eerste plaats de directeur-bestuurder en daarnaast waar nodig de adjunct-directeur. Je zorgt voor overzicht, structuur en continuïteit in een dynamische werkomgeving. Je denkt vooruit, signaleert wat nodig is en zorgt dat zaken geregeld zijn voordat erom gevraagd wordt. Dit loopt uiteen van agendaplanning, contactpersoon huurders tot selectie locaties voor ledenvergaderingen en de correspondentie in dat kader.
Je bent meer dan een ondersteuner: je bent een organisator, verbinder en ‘ontzorger’. Je haalt plezier uit het regelen van zaken en het ervoor zorgen dat alle kantoor- en agendazaken soepel lopen, zodat collega’s hun werk kunnen doen.
Samen met de officemanagers van twee andere organisaties op dezelfde verdieping stem je regelmatig af over facilitaire en organisatorische zaken. Je draagt daarmee bij aan een prettige, goed georganiseerde werkomgeving voor iedereen.

Wat ga je doen?

Directieondersteuning

• Complex agendabeheer directeur-bestuurder en gedeeltelijk voor adjunct-directeur;
• Voorbereiden, plannen en coördineren van afspraken, vergaderingen en bezoeken;
• Bewaken van deadlines, actiepunten en gemaakte afspraken;
• Regelen en up-to-date houden van vereiste administratieve en juridische bedrijfsdocumenten, zoals UBO-registraties en KvK-uittreksels;
• Fungeren als eerste aanspreekpunt en filter voor interne en externe contacten;
• Voorbereiden van vergaderstukken, presentaties en correspondentie;
• Notulen vergaderingen zoals teamoverleg en directieoverleg partnerorganisaties;
• Beheer van vertrouwelijke informatie en documenten;
• Ondersteunen bij bestuurs- en verenigingszaken.

Officemanagement

• Zorgdragen voor goed functionerend kantoor en een representatieve werkomgeving;
• Signaleren en organiseren faciliteiten, catering, nodig voor collega’s en bezoekers;
• Afstemming met leveranciers, gebouwbeheer en externe dienstverleners;
• Regelmatig overleg met officemanagers andere organisaties verdieping over gezamenlijke facilitaire en organisatorische zaken;
• Aanspreekpunt collega’s bij praktische en facilitaire vraagstukken.

Organisatie en evenementen

• Ondersteuning bij organiseren ledenvergaderingen, excursies e.a. bijeenkomsten;
• Zoeken, selecteren en reserveren van geschikte locaties;
• Verzorgen van uitnodigingen, deelnemerscommunicatie en logistieke voorbereiding;
• Ondersteunen bij de uitvoering van bijeenkomsten en evenementen.

Administratieve ondersteuning

• Up-to-date houden diverse bestanden, planningen en contactgegevens;
• Post inzamelen en verdelen;
• Ondersteuning bij website, ledenportaal en digitale systemen;
• Eerste aanspreekpunt voor loonadministratie en ziekteverzuim;
• Beheerder SharePoint omgeving.

Wie zoeken wij?
Een zelfstandige en proactieve collega die energie krijgt van organiseren, ontzorgen en verbeteren. Je ziet werk liggen, wacht niet af en denkt altijd een stap vooruit. In dat alles communiceer je met enthousiasme en souplesse. Je begrijpt wat nodig is en weet hoofd- van bijzaken te onderscheiden.

Je beschikt over:

• Hbo werk- en denkniveau;
• Minimaal 3 jaar ervaring in een vergelijkbare functie, bij voorkeur in ondersteuning van directie of bestuur;
• Uitstekende organisatorische vaardigheden en gevoel voor prioriteiten;
• Een proactieve houding: je denkt vooruit en handelt voordat zaken urgent worden;
• Sterke communicatieve vaardigheden en uitstekende beheersing van de Nederlandse taal;
• Een servicegerichte instelling;
• Integriteit, discretie en gevoel voor bestuurlijke verhoudingen;
• Ervaring met het organiseren van bijeenkomsten en evenementen;
• Affiniteit met en goede digitale vaardigheden in het werken met Microsoft Office 365 en digitale vergadertools;
• Affiniteit met maatschappelijke organisaties, fondsen of verenigingen is een pré.

Wat bieden wij?

• Een veelzijdige functie met verantwoordelijkheid en ruimte voor eigen initiatief;
• Een centrale rol binnen een betrokken organisatie met maatschappelijke impact;
• Een prettige, professionele werkomgeving in Amersfoort;
• Samenwerking met bevlogen collega’s;
• Goede arbeidsvoorwaarden CAO Rijk en Arbeidsvoorwaardenreglement PKN;
• Een salaris passend bij opleiding, ervaring en verantwoordelijkheden

Onze ideale collega
Je bent iemand die energie krijgt van regelen, organiseren en ontzorgen. Je houdt overzicht, bent zorgvuldig en schakelt gemakkelijk tussen verschillende werkzaamheden. Je ziet wat nodig is, neemt initiatief en zorgt ervoor dat zaken soepel verlopen. Collega’s ervaren jou als enthousiast, betrouwbaar, toegankelijk en professioneel. Voor de directeur-bestuurder ben je een echte rechterhand: iemand die altijd één stap vooruitdenkt. Uiteraard stem je van harte in met de visie en missie van Maatschappij van Welstand.

Interesse?
Stuur je motivatiebrief en cv vóór 12 augustus naar danielledegelder@mvw.nl.
Voor vragen over de functie kun je contact opnemen met adjunct-directeur Simone Spijker via simonespijker@mvw.nl / 033- 467 10 15.
De eerste gesprekken zijn naar verwachting donderdag 20 en 27 augustus.
De sollicitatieprocedure zal bestaan uit enkele gesprekken met onder meer de directeur bestuurder/adjunct-directeur en een vertegenwoordiging van het team. De mogelijkheid bestaat
dat we een assessment laten doen.

Acquisitie n.a.v. deze vacature wordt niet op prijs gesteld.

Bron/afbeelding: Maatschappij van Welstand